A partir de fin de mes, la plataforma DocDigital será la única vía a través de la cual se tramitarán las comunicaciones oficiales entre las instituciones de la Administración Central del Estado. Esto dejará atrás los tradicionales memos, cartas y oficios en papel, generando ahorros que podrían superar los 500 millones de dólares anuales.  

Mediante un oficio que será enviado durante los próximos días a todos organismos públicos de la administración central del Estado, las ocho instituciones públicas que lideran la política Cero Papel informarán al resto de los organismos que comenzarán a mandar sus comunicaciones oficiales a través de la plataforma DocDigital.
Así, la Subsecretaría de Hacienda, ChileCompra, la Dirección de Presupuestos (Dipres), la Tesorería General de la República (TGR), el Servicio de Impuestos Internos (SII), el Servicio Civil, el Ministerio Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES) y la Presidencia de la República, notificarán que todos sus oficios, cartas, circulares, memorandos y resoluciones serán enviadas al resto de los organismos públicos a través de DocDigital, que es la plataforma electrónica de comunicaciones oficiales del Estado desarrollada por la División de Gobierno Digital de SEGPRES.
“Aunque la implementación de este proyecto originalmente fija el 1 de julio como plazo máximo para la adopción del sistema, creemos que la contingencia sanitaria amerita que todas las instituciones hagamos un esfuerzo para adelantar su puesta en marcha, para apoyar la campaña contra el Coronavirus y dar así un paso más en la transformación digital del Estado”, señala el jefe de la División de Gobierno Digital de SEGPRES, Francisco Rodríguez.
DocDigital permite cargar, visar, firmar, enumerar y distribuir documentos oficiales de manera digital entre los distintos servicios del Estado. A la fecha, cuenta con 188 instituciones habilitadas para recibir documentos a través de la plataforma, más las 8 instituciones líderes. Además, Gobierno Digital ha capacitado a más de 1700 funcionarios de 368 organismos para facilitar su adopción. 
“Estamos muy contentos por este gran paso que damos en el marco de la política Cero Papel, que tiene como objetivo central modernizar a los servicios públicos y eliminar gradualmente el uso de este insumo. DocDigital permite digitalizar un proceso que hasta hoy las instituciones realizaban imprimiendo y firmando manualmente sus documentos, para luego ingresarlos a las oficinas de partes. Este cambio generará importantes ahorros para el Estado”, indica Francisco Rodríguez.
Es importante considerar que la gestión de expedientes y el envío de documentos oficiales por parte de los organismos públicos tiene un altísimo costo. Según cálculos de ChileCompra, el Estado gasta anualmente más de US$108 millones en papel de impresión, fotocopiado, impresiones, carpetas, archivadores, bodegaje de documentos y envío de cartas certificadas. 
De acuerdo a un estudio encargado por el Ministerio de Hacienda a Microsystem en 2016, se estima que los funcionarios públicos, dependiendo de sus funciones, pierden entre el 12 y el 50 por ciento de su jornada laboral en gestión de documentos, es decir, en buscar papeles, clasificarlos, moverlos y gestionarlos. El costo de esta “burocracia del papel” es del orden de US$1.000 millones al año, lo que corresponde al 2% de la recaudación tributaria aproximadamente. Este mismo estudio indica que el Estado podría ahorrar al año US$560 millones con mayor inyección de tecnología para optimizar los procesos de documentación.
El jefe de Gobierno Digital resalta que la nueva Ley de Transformación Digital del Estado establece que en un plazo de cinco años todos los procedimientos administrativos sean digitales, dejando el papel sólo para casos excepcionales. "El lanzamiento de DocDigital es un hito crucial para generar progresivamente ahorros sustanciales que reducirán el gasto en papel al mínimo", asegura.