Hoy Mer-link les provee una solución de archivo en línea para los centenares de expedientes electrónicos

Hojas, ampos, tomos, archiveros, bodegas enteras, eso es cosa del pasado en el ICT, hoy la nube se convierte en su bodega de archivos y las pantallas del sistema Mer-link en cada una de las hojas de los expedientes de contratación.

"Antes un expediente de contratación directa podía tener hasta 150 hojas y los de licitaciones abreviadas teníamos que dividirlos por tomos porque podían llegar a tener hasta 2500 hojas" sostiene Marielos Quirós, de la Proveeduría del ICT.

Aproximadamente 16 gavetas de archiveros se llenaban cada año con las contrataciones que realizaba el ICT, expedientes que mientras termina el año se almacenan en las mismas oficinas del personal, por lo que doce personas trabajaban apretadas entre hojas y archivos.

Hoy Mer-link les provee una solución de archivo en línea para los centenares de expedientes electrónicos, dichos expedientes se crean en tiempo real, es decir, cada vez que la institución o la empresa proveedora ejecuta una acción en el proceso de contratación, la información del trámite inmediatamente pasa a ser parte del expediente y queda visible para la entidad, los proveedores y la población en general.

"Al mes gastábamos alrededor de 11 resmas de papel, con el uso de Mer-link eso se ha disminuido en un 50% y gran parte de ese papel que aún se utiliza está asociado a notas internas que requiere la entidad o a las contrataciones internacionales que no podemos gestionar por la plataforma, ya que consisten en espacios en ferias internacionales o publicidad en medios de comunicación foráneos" asegura Marielos Quirós.

Medio ambiente, proveedores y entidad se ven beneficiados con la metodología cero papel, impacto que se multiplicará constantemente con más y más instituciones que siguen el ejemplo del ICT.